Cet article est la deuxième partie de la série d’articles sur comment mettre en place un plan d’action pour atteindre ses objectifs.
Si vous ne l’avez pas lu, je vous invite à le faire, car il pose les bases sur :
- Qu’est ce qu’un plan d’action ?
- A quoi peut il bien servir ?
- Quels sont les avantages à mettre en place un place d’action ?
- Quelles sont les erreurs à éviter ?
Dans cet article, je vais davantage parler de la méthodologie et des étapes pour construire un plan d’action efficace et qui va vous permettre d’atteindre vos objectifs. De plus, c’est un concept que j’ai moi-même mis en place dans ma vie pour réaliser un défi que je m’étais fixé dans l’article sur la méthode des petits pas. Je vous dévoile mon exemple de plan d’action et mes premiers retours d’expériences à la fin de l’article ! 😉
Les étapes d’un plan d’action réussi
Commençons tout d’abord par les différentes étapes pour réussir votre plan d’action. Vous verrez que chacune de ses étapes sont présentes dans mon exemple de plan d’action !
Définir ses objectifs précisément
Avant même de commencer à réfléchir à un plan, il est nécessaire de connaître exactement l’objectif que vous voulez atteindre. Une simple intention de votre part n’est pas suffisante et votre projet sera voué à l’échec avant même d’avoir commencé (lire cet article sur comment ne pas abandonner son projet)
Votre travail sera de transformer vos intentions en objectif clair et précis. Vous pouvez utiliser la méthode SMART pour vous aider. Cette méthode est vraiment très efficace, je vous recommande de vous renseigner à ce sujet (je ferai bientôt un article dessus, j’en parle dans tous mes articles 😜).
Si vous vous dispersez dans vos idées et que vous voulez réaliser plusieurs projets et objectifs à la fois, faites attention. Diviser vos efforts peut être un facteur d’échec et de ralentissement dans vos projets, même si vous mettez en place un plan d’action.
Déterminer les actions à réaliser
Vous avez enfin défini votre objectif, bravo ! La prochaine étape consiste à réfléchir aux différentes tâches que vous avez à réaliser dans le but d’atteindre votre objectif. Si vous avez lu mon précédent article, vous savez qu’une des erreurs à ne pas faire est de mettre trop de détails dans votre plan. Les détails vont rendre votre plan très rigide et très difficile à modifier. Cherchez à être concis et clair dans l’énonciation des différentes tâches, tout comme votre objectif. Suivant la complexité du projet, il sera plus ou moins difficile de se projeter et de définir toutes les actions. Si c’est le cas, commencez à lister les actions que vous devez faire en premier. Lorsque vous aurez de moins en moins de visibilité sur ce qu’il faut accomplir, adoptez une vision plus globale et définissez des sous-objectifs. Dans la prochaine partie, vous donnerez des deadlines à respecter pour ces sous-objectifs.
N’hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour faire une liste complète. Vous pouvez aussi la reprendre et regarder si vous avez trop de détails ou pas assez… Avec le temps, vous serez plus à l’aise dans la définition des tâches.
Planifier vos tâches
Il est maintenant temps de rajouter chaque action dans votre agenda/calendrier/planning. Si vous ne l’avez pas fait lors de la précédente étape, vous pouvez réarranger vos tâches par ordre de réalisation.
Ensuite, prenez votre agenda et commencez par noter votre deadline (Si votre objectif est SMART, il est forcément temporellement défini 😁). Une fois cela fait, vous pouvez commencer à remplir votre agenda avec les différentes tâches que vous avez déterminées plus tôt.
Vous devez tout de même faire attention à plusieurs points importants :
- Déterminez de manière approximative le temps que l’action va vous prendre. N’hésitez surtout pas à prendre plus large que ce que vous pensez, car les estimations sont très souvent fausses et il est préférable d’être en avance sur son planning qu’en retard ! J’applique ce conseil dans mon exemple de plan d’action juste en dessous 😉
- Prenez en compte les événements que vous avez déjà prévus : si vous avez prévu de passer un week-end entre amis, ne prévoyez pas de tâches ces jours-là. Plus généralement, gardez-vous des jours de libre si vous savez que vos amis ont tendance à vous prévenir à la dernière minute pour aller boire un verre. Il est aussi possible de prioriser son projet, mais il faut faire attention à vouloir trop en faire et de se décourager tout seul. Personnellement, je préfère avoir un certain équilibre dans ma vie et je prévois de ne pas travailler sur mon blog lorsque je sais que je suis avec mes amis ou que j’ai envie d’aller courir.
Il se peut que toutes vos actions ne passent pas entre aujourd’hui et votre deadline finale. Dans ce cas, vous pouvez :
- Éloigner votre deadline. C’est ce que je recommande si vous pensez avoir bien dispatché vos actions dans votre planning.
- Se libérer plus de temps pour votre projet. Comme expliqué plus haut, en adoptant cette technique, il faut faire bien attention de ne pas tomber dans le surmenage. Si vous êtes comme moi et que vous débutez dans l’organisation de votre temps, la gestion de projet etc… je vous conseille de ne pas être trop ambitieux dès le début. Lorsque vous aurez acquis de l’expérience, vous aurez le recul pour déterminer si vous pouvez travailler plus. Mais au début, il est préférable d’y aller étape par étape et de tenir sur la durée.
Passez à l’action
Ça y est, c’est le moment ! Vous avez un beau plan d’action. Mais votre objectif n’est pas de réaliser un beau plan d’action. Celui-ci est un outil pour vous faire avancer vers vos vrais objectifs. Il faut donc passer à l’action et réaliser vos tâches. Vous pouvez être sûr que vous allez traverser des périodes de grande productivité et des périodes où vous n’aurez envie de rien faire. Mais avoir un plan d’action permet de relativiser et de toujours avoir une vision claire sur votre objectif final. Vous pouvez aussi lire mon article sur comment passer à l’action sans motivation.
Faites vivre votre plan d’action
Une étape souvent oubliée et qui pousse les gens à abandonner leur plan d’action est la partie de suivi du projet. Un plan est forcément voué à être modifié, car il arrive toujours des imprévus et des obstacles sur la route. Mon exemple de plan d’action sera d’ailleurs largement modifié !
Un bon plan d’action permet d’absorber ces imprévus car vous avez prévu du temps de libre en plus. Si vous avez adopté ma stratégie qui est de prévoir plus de temps que nécessaire, vous avez peut-être aussi pu prendre un peu d’avance. Vous pouvez donc décaler vos tâches pour ne pas perdre cette avance et l’utiliser le jour où vous être vraiment fatigué ou lorsque vous avez un réel imprévu.
Si vous n’arrivez pas à tenir le rythme, ne culpabilisez pas. Prenez le temps d’analyser pourquoi vous êtes en retard :
- Toutes vos tâches prennent le double de temps à être réalisées ?
- Vous avez oublié plusieurs actions importantes ?
- Vous n’êtes pas motivé et vous procrastinez ?
Vous pourrez prendre en compte les remarques que vous vous êtes faites pour reprendre votre plan d’action. Je le répète encore, mais votre objectif n’est pas de réussir à le respecter à 100%. Il est uniquement un outil pour vous aider à atteindre vos vrais objectifs. S’il doit devenir une contrainte, c’est qu’il y a un problème.
Mon exemple de plan d’action
Je vais maintenant vous montrer un exemple de plan d’action que j’ai réalisé et que je suis en train de suivre pour réussir mon objectif.
Mon objectif SMART
J’ai bien sûr commencé par rédiger mon objectif de façon claire et précise. Il s’intitule :
Finir le module de ma formation sur le blogging ainsi que d’écrire un article par semaine jusqu’à fin juillet en appliquant les principes du batch working et du plan d’action
L’objectif est précis, la temporalité est présente, mon objectif est bien SMART !
Définition des tâches
Les principales tâches pour réaliser mon objectif sont :
- Trouver les sujets de 7 articles
- Noter ce que je sais déjà sur ces sujets
- Faire des recherches complémentaires
- Rédiger les articles
- Visionner les vidéos de ma formation : j’ai listé toutes les vidéos pour me rendre compte de la quantité. Cette information sera utile dans la planification.
Je ne cherche pas à plus détailler, car ces tâches me suffisent à avoir une vision globale de mon futur planning. Je sais par exemple que la partie la plus difficile sera la rédaction de tous les articles.
Planification des tâches
J’utilise maintenant Notion depuis plus d’un an pour divers aspects de ma vie et c’est l’outil que je vais utiliser pour réaliser mon plan d’action. Je suis resté volontairement simple, car je ne connais pas encore mes réels besoins en matière de gestion de projets. Il ne sert donc à rien de passer beaucoup de temps sur un outil. Le plus important est de passer à l’action pour ensuite trouver l’outil qui nous correspond le plus.
J’ai utilisé une base de données pour lister toutes mes tâches et les placer dans un calendrier. Une case à cocher est présente pour pouvoir observer mon avancement.
Au niveau de la planification, j’ai pris en compte plusieurs éléments :
- Je ne suis pas libre la plupart des week-ends, donc je n’ai pas prévu de travailler ces jours-ci.
- À part pour la semaine de rédaction des articles où j’ai volontairement voulu avoir une charge de travail plus importante, le reste de la planification est assez modulable. Les délais que j’ai prévus sont assez larges pour contrer tout imprévu.
Suivi et retour d’expérience de mon exemple de plan d’action
Voici la partie la plus importante de l’article : comment mon plan a évolué avec le temps et comment j’ai fait face aux obstacles ? Il est le 4 juillet à l’heure où j’écris ces lignes et je suis dans les temps, bien que mon planning a énormément évolué depuis le début !
Les principales différences sont les jours de rédaction des précédents articles. Comme vous pouvez le constater, je n’ai rien fait la semaine du 20 au 25 juin, car j’ai eu un week-end très fatiguant juste avant. J’ai mis quasiment une semaine avant de m’en remettre et ce n’était pas prévu dans mon planning. Pour me rattraper, j’ai donc travaillé le dimanche d’après. Je n’ai pas perdu de temps sur mon planning, car les plages que j’avais définies pour faire mes recherches étaient beaucoup trop longues par rapport au temps réel passé sur la tâche. Si j’avais voulu optimiser mon temps, je n’aurais pas eu le temps de toute faire et je serai très certainement déçu de ne pas réussir à tenir mes délais. Alors qu’actuellement, je suis serein et je compte bien aller au bout de ce mois de juillet en effectuant toutes les tâches !
Conclusion
Le plan d’action est un outil qui est en train de changer ma vie et ma relation aux projets. Je vous invite à vous aussi tester cet outil et à me faire vos retours d’expérience. Si quelque chose n’est pas clair ou que vous voulez davantage de détails sur un point, n’hésitez pas à me le dire en commentaire.
Je ferai très certainement un bilan complet à la fin, c’est-à-dire en août si tout se passe bien !
Et n’oubliez pas que votre temps est sacré, donc mettez en place un plan d’action pour atteindre vos rêves !