Vous vous sentez submergé dans votre projet et vous avez l’impression de ne plus avoir de temps pour vous ? La méthode d’organisation du batch working est peut-être la solution ! Grâce à elle, vous réduirez votre stress et vous gagnerez en productivité tout en optimisant votre temps !
Convaincu ? Je vous livre dans cet article les 5 raisons de se mettre au batch working ! 😁
Qu’est ce que le batch working ?
Définition
Le batch working est une méthode d’organisation et de productivité.
Son principe est simple : regrouper les tâches similaires et répétitives pour les réaliser au même moment, dans un seul bloc de temps.
Vous avez peut-être déjà entendu parler du principe du batch cooking en cuisine ? Ce concept explique qu’il est possible de réaliser tous ses repas de la semaine en une seule fois, généralement le dimanche. Le batch working est le même principe appliqué au monde du travail, du freelancing et de l’entrepreneuriat 😉
D’ailleurs, vous utilisez vous-même cette méthode dans d’autres domaines. Il ne vous viendrez pas à l’esprit de faire une lessive avec seulement un T-shirt. Vous allez attendre d’avoir votre corbeille pleine pour lancer une machine. En faisant cela, vous gagnez du temps.
Pour vos projets, c’est la même chose ! Vous pouvez regrouper certaines tâches pour les réaliser à un seul moment dans votre journée, votre semaine ou votre mois, suivant l’échelle de temps.
Les avantages à adopter ce système d’organisation sont nombreux, mais j’y reviendrai dans la suite de l’article 🙄
Quelles taches sont applicables au batch working ?
Toutes les tâches ne peuvent pas être réalisées en suivant le principe du batch working. Les tâches qui s’adaptent bien à cette méthode sont :
- Les activités chronophages : les tâches administratives en sont le parfait exemple ! Ces tâches ne sont souvent pas les plus stimulantes, mais sont nécessaires dans votre activité. Pour gagner en productivité et optimiser votre temps, vous pouvez lister petit à petit les tâches à réaliser, et décider de toutes les réaliser en une seule fois, le lundi matin par exemple.
- Les tâches quotidiennes : les actions que vous devez réaliser quotidiennement peuvent vous rendre tendu au fil du temps. Chaque jour, vous savez que vous devez réaliser cette tâche. Avec le temps, la charge mentale devient de plus en plus importante et il arrive un moment où vous abandonnez. Par exemple, écrire un article par semaine sur un blog demande chaque semaine de réfléchir à une idée, faire des recherches, se lancer dans l’écriture, se relire … Sur la longueur, cela peut faire de plus en plus peur et la motivation disparaîtra petit à petit. Écrire tous les articles du mois en une semaine permet de libérer votre cerveau les 3 prochaines semaines ! Un autre exemple très connu est la lecture et la réponse à vos mails. Il est difficile d’être productif sur une tâche si vous êtes constamment dérangé par un mail. À la place, planifiez des créneaux spécifiques dans votre journée où vous pourrez lire et répondre à vos mails 😉
La loi de Carlson
Il existe une loi exprimée par Carlson qui dit qu’un cadre est en moyenne interrompu toutes les 12 minutes. Le temps qu’il lui faut pour reprendre sa tâche est non négligeable et correspond à une grande perte de temps sur le long terme.
En d’autres termes, « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois« .
Plus généralement, il est donc plus efficace de regrouper les tâches qui peuvent l’être dans le but d’éviter le changement intempestif de tâches.
Les bénéfices du batch working
Les bénéfices liés à cette méthode d’organisation sont nombreux.
Gagner du temps
Le principal atout de cette méthode est que vous allez gagner beaucoup de temps ! Et comme vous le savez, votre temps est sacré ! 😜
En regroupant des tâches similaires, vous n’aurez à préparer qu’une seule fois pour l’ensemble des tâches :
- Le vidéaste qui tourne plusieurs vidéos à la suite n’aura pas à préparer sa caméra plusieurs fois.
- L’entrepreneur qui doit effectuer ses tâches administratives n’aura pas à se rendre plusieurs fois dans ses archives pour aller chercher des documents importants.
- Le blogueur aura tous ces onglets déjà ouverts pour effectuer des recherches sur plusieurs mots-clés à la suite.
Pour résumé, les temps de transition seront égaux à zéro.
Vous pourrez donc décider avec ce temps de gagné de réaliser d’autres tâches importantes ou de juste prendre du temps pour vous !
Augmenter la concentration
Le changement constant de tâches et le multi-tâche coupent net votre concentration (comme expliqué par la loi de Carlson).
En restant focus sur un seul type de tâche, votre cerveau sera totalement dévoué à cette action et votre concentration sera maximale. C’est dans ces moments-là que vous pouvez atteindre votre état de flow, c’est-à-dire un état dans lequel tout votre environnement disparaît pour être à 100% focalisé sur votre tâche. Vous pouvez passer des heures à travailler sans vous en rendre compte, et cet état est très agréable à vivre, surtout à la fin de la journée lorsque vous vous rendez compte de tout ce que vous avez accompli !
Réduire le stress grâce au batch working
Comme expliqué précédemment, les tâches répétitives sont assez stressantes pour votre cerveau, car vous devez y penser quasiment en permanence. Chaque jour/semaine/mois, vous devez réaliser cette tâche et cela vous fait de plus en plus peur. En réalisant par exemple toutes vos tâches du mois en une seule fois, vous serez libéré mentalement de cette charge et vous pourrez vous concentrer sur autre chose. En plus de baisse de votre charge mentale, vous aurez le temps de vous occuper à 100% sur d’autres tâches que vous n’auriez pas eu le temps de faire en temps normal.
Arrêter le multi-tâche
Tous les points sont évidemment plus ou moins liés. Le multi-tâche, comme l’explique la loi de Carlson, n’est pas efficace. Il est préférable de se consacrer à fond sur une tâche puis de passer à une autre, au lieu de vouloir tout faire en même temps.
La meilleure stratégie à adopter est de définir les tâches que vous avez à faire et de les réaliser dans leur l’ordre d’importance (en utilisant par exemple la matrice d’Eisenhower). Une bonne organisation au travail permet de ne pas prendre du retard et de vivre un bon moment sans stress (je vous invite à regarder mon article sur le plan d’action pour être plus organisé au quotidien 😉)
Éviter la friction au passage à l’action
Personnellement, et j’en ai pu faire l’expérience avec le défi que je me suis lancé, je suis davantage motivé lorsque je prévois une grosse séance pour terminer une tâche importante plutôt que de dispatcher sur plusieurs jours cette tâche. Je préfère donc utiliser le batch working pour l’écriture de mes articles : je produis plusieurs articles à la fois en trouvant plusieurs idées en même temps, en réalisant toutes les recherches d’un coup, en écrivant tous les articles à la suite…
En adoptant cette stratégie, je limite la friction au passage à l’action et je connais moins de périodes de doute et de procrastination.
En général, lorsque je suis lancé, il est plus facile pour moi de faire les autres tâches. (Attention quand même de pas trop vouloir en faire, car c’est l’effet inverse qui peut arriver en se mettant la pression de devoir accomplir une grosse charge de travail. Il faut trouver le juste milieu)
Devoir faire les mêmes tâches quotidiennement nous met une forte charge mentale et nous avons parfois tendance à les procrastiner. En regroupant celles-ci comme je le fais pour la rédaction d’articles, la friction sera réduit et vous arrêterez de procrastiner.
Comment mettre en place le batch working dans votre vie ?
Je vous ai convaincu que cette méthode d’organisation pouvait avoir un impact positif sur votre vie et vos objectifs ? Je vais maintenant vous montrer comment mettre en place rapidement ce système pour gagner en productivité !
Rechercher vos taches récurrentes
La première chose à effectuer est de réfléchir aux tâches chronophages et/ou récurrentes de votre projet. Dans mon cas et comme je l’ai expliqué plus haut, ce sont toutes les tâches liées à la production d’un article de blog :
- Sélection de sujets
- Recherche sur la thématique abordée
- Écriture de l’article
- Relecture
- Mise en page et publication
Demandez-vous quelles actions vous demandent une forte charge mentale car vous avez à la réaliser chaque jour. Pour commencer, cela peut être la lecture de vos mails.
Déterminer votre fréquence de réalisation
Ensuite, vous allez devoir déterminer à quelle fréquence vous allez pouvoir réaliser votre bloc d’action. Dans le cas du batch cooking, il est compliqué pour des raisons de temps et de conservation de réaliser ces repas pour les 2 prochaines semaines. Une semaine est un bon compromis. De même pour la lecture et la réponse de vos mails : vous ne pouvez pas vous contenter de réaliser cette tâche uniquement qu’une seule fois par semaine, car vous aurez beaucoup trop d’informations à traiter et vous devez garder tout de même une certaine réactivité. Une fois ou 2 fois par jour est généralement adopté par les personnes qui souhaitent ne plus dépendre de leur boîte mail.
Déterminer le temps nécessaire
En plus de cela, vous devez réfléchir au temps qu’il vous faudra pour réaliser cet ensemble de tâches. Pour commencer, vous pouvez vous baser sur le temps que vous passez actuellement, multiplié par le nombre de fois que vous devez le faire. Si rédiger un post Instagram vous prend 30 minutes, alors en rédiger 3 pour toute la semaine vous en prendra 1h30. Ce qui est bien avec cette méthode est que vous pourrez vous rendre compte vous-même de votre gain de temps. Si au final, vous passer 1h10 à rédiger 3 posts, vous aurez gagné 20 minutes ! Magique non ? 😎
Passez à l’action
Vous pouvez maintenant mettre dans votre planning ce bloc de travail et le réaliser le moment venu. Bien sûr, vous devrez peut-être apporter quelques modifications au début. Vous vouliez au départ ne lire vos mails qu’une fois par jour, mais vous vous rendez compte que la charge de travail est vraiment trop importante et que vous perdez la motivation avec le temps ? Il est peut-être plus efficace pour vous de passer à 2 fois par jour. Le batch working doit s’adapter à votre comportement et à vos envies. C’est un outil qui doit vous permettre d’être plus heureux et plus serein au quotidien, pas l’inverse.
Je vous lance un défi
Maintenant que vous avez les bases sur la méthodologie du batch working, c’est à vous de jouer ! Lire un article est bien, mais mettre en application ses concepts est encore mieux ! Reprenez le dernier paragraphe et planifiez un bloc de travail dédié à une tâche récurrente que vous avez identifié. Notez-la en commentaire pour engager votre personne dans le projet et faites moi des retours d’expérience !
Personnellement, j’ai mis en place le batch working en même temps que la mise en place de mon plan d’action. Le combo des deux me permet d’être vraiment beaucoup plus efficace que la normale !
Conclusion
J’espère que je vous ai convaincu de tester cette méthode d’organisation. Pour rappel, elle permet de gagner du temps et d’être plus productif en regrouper les tâches similaires pour les effectuer dans le même bloc de temps. Cela permet notamment de réduire votre stress et de limiter la procrastination. Réalisez le défi que je vous ai lancé pour tirer un maximum de valeur de cet article !
Et n’oubliez pas que votre temps est sacré, donc ne le passez pas à faire du multitâche sans arrêt !