Organisation personnelle : 7 principes à appliquer pour être productif au quotidien

Lorsque vous voulez vivre une vie heureuse et épanouie, vous devez passer à l’action et réaliser ce qui compte vraiment pour vous, c’est-à-dire vos rêves. Mais il est souvent difficile d’avancer sur ces projets car vous rencontrez de multiples problèmes. L’un d’entre eux est le problème d’organisation : vous abandonnez tous vos projets, vous procrastinez sans cesse les tâches importantes, vous perdez du temps, car vous n’avez aucune méthode d’organisation pour vous faire agir.

Dans cet article, je vous dévoile les principes fondamentaux de l’organisation personnelle. Ils sont au centre de quasiment toutes les méthodes que vous pouvez trouver sur Internet. En appliquant ces concepts dans votre vie, vous reprendrez le contrôle de votre quotidien et vous pourrez enfin remplir vos objectifs 🥳

L’organisation personnelle : c’est quoi ?

La productivité est subjective

Avant de commencer, vous devez savoir quelque chose de très important : avoir une bonne organisation personnelle et être productif N’EST PAS un but en soi. Cela veut dire que les méthodes et les outils que vous utiliserez pour vous organiser au quotidien doivent servir à un objectif plus grand. Cela peut être :

• D’avancer plus vite sur vos projets
• Se libérer du temps pour pratiquer un hobby que vous adorez
• Avoir le temps de voir vos amis tout en travaillant sur vos projets personnels
• …

La liste est longue, mais ce ne sont que des exemples. Votre objectif se trouve à l’intérieur de vous et vous êtes le seul à le connaître. Si vous avez des doutes sur votre objectif, vous devez réaliser votre introspection personnelle

De plus, vous ne devez pas appliquer une méthode bêtement car l’auteur vous explique que c’est la méthode pour gagner du temps à l’infini (cela est aussi vrai pour les concepts que je vous délivre !). Les méthodes que vous mettez en place doivent vous correspondre pour servir votre objectif. Un point c’est tout. Inspirez-vous des méthodes existantes, mais construisez votre propre système (je reviendrai sur le principe de système plus loin 😉)

Le système d’organisation

Vous venez de voir que le terme « s’organiser » est donc propre à chacun. Si je parle d’organisation « personnelle », ce n’est pas pour rien 😜

Mais pour arriver à cet objectif, il vous faut quelque chose : un outil révolutionnaire ? Une nouvelle méthode tendance ? La réponse est à la fois oui et non.

Vous devez construire un système d’organisation.

Mais qu’est-ce donc que ce machin ?

Le système d’organisation va être à la base de votre organisation personnelle. Il va être l’association d’un outil ou de plusieurs outils, d’un ensemble de méthodes et de votre comportement. Cela peut sembler très abstrait, mais c’est volontaire : un système d’organisation est unique à chaque personne. Donner trop de détails vous enfermera dans une vision trop fermée de ce concept et je ne veux pas ça. D’autres articles viendront compléter celui-ci pour entrer davantage dans le concret 😉 (mais cet article reste le plus important et explique la bonne philosophie à adopter)

Pourquoi avoir une organisation personnelle ?

Votre système d’organisation doit correspondre à vos attentes, mais il permet aussi de résoudre un certain nombre de problèmes que toutes les personnes ont :

Il va contrer la loi de Parkinson qui explique que tout travail tant à se dilater pour remplir tout le temps disponible. Le temps passe quoi qu’il en soit. Si vous n’avez pas d’organisation personnelle pour devenir plus efficace et avoir une meilleure gestion de votre temps, vous passerez à côté de votre vie et vous aurez des regrets.

De plus, vous prenez au cours de votre journée environ 35000 décisions. Oui, vous avez bien lu et il ne s’agit pas d’une erreur. Imaginez-vous prendre ces 35000 décisions sans un cadre qui vous dicte les priorités à avoir, les habitudes à faire et les tâches à réaliser. Vous l’avez compris, sans une organisation personnelle efficace, votre cerveau ne peut pas tout gérer. Déléguez à votre système d’organisation certaines décisions permettra de rester focalisé dans la même direction et d’avancer vers vos rêves ! 😍

Les principes à appliquer pour avoir une organisation personnelle au top !

Vous connaissez maintenant le concept d’organisation personnelle et de système d’organisation. Passons au plus important, c’est-à-dire les concepts clé que vous devez appliquer vous aussi pour gagner du temps et augmenter votre productivité !

Connaître votre but et vos valeurs

Comme dit dans la première partie, votre système d’organisation n’est pas une fin en soi. Si vous vivez très bien sans, et que vous ne souhaitez pas changer votre vie, vous n’en aurez pas besoin.

Cependant, si vous voulez changer votre comportement pour enfin réaliser vos rêves, une organisation personnelle vous permettra de mettre les bonnes actions en place pour aller tout droit dans cette direction, sans diverger.

Savoir ce que vous voulez dans la vie vous permettra de prendre les bonnes décisions pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Partez donc en introspection pour réellement savoir ce qui compte pour vous. Déterminez vos valeurs personnelles et vous n’aurez plus aucun doute du chemin à prendre pour être heureux toute votre vie !

Les méthodes avant les outils

Lorsque vous commencez à vous intéresser à la productivité, et à l’organisation personnelle, vous découvrez plusieurs outils très complets. Ils peuvent avoir le magnifique nom de Notion, Obsidian, Trello ou encore Evernote. Mais ne vous focalisez pas dessus.

Le plus important dans un système d’organisation, ce sont les méthodes qui le composent. Une méthode peut ensuite prendre divers aspects suivant l’outil d’organisation personnelle que vous utilisez.

Un outil n’est pas une méthode en soi. C’est-à-dire que si vous utilisez un logiciel « au hasard », sans savoir quoi faire avec, vous allez tout droit vers l’échec.

Des fois, un simple cahier ou un agenda vous suffira pour réaliser tout ce que vous souhaitez dans votre vie. Ne vous faites pas avoir pas les nombreuses vidéos de Youtubeurs qui vous explique que tel logiciel à révolutionner leur vie. Avant de choisir un logiciel, ils appliquent une méthode bien précise.

Définir des processus

Voici le concept le plus important à comprendre. Il est aussi très abstrait, mais je vais essayer d’être le plus clair possible.

Votre vie est faite de processus, c’est-à-dire d’une suite d’actions que vous répétez à un moment précis.

Un processus de votre vie de tous les jours pourrait être :

• Me lever à 8h du matin
• Prendre un café avec une tartine de confiture
• Me laver les dents
• Préparer mes affaires
• Partir au bureau pour travailler

C’est aussi simple que ça.

Mais dans le cas de votre organisation personnelle, que représente réellement un processus ?

Chaque décision que vous prenez pour vos projets, chaque tâche que vous décidez de faire, chaque pause que vous prenez, doivent être décrits par un processus, comme celui que vous faites inconsciemment lorsque vous vous levez.

C’est-à-dire que vous allez devoir réfléchir à chaque étape de votre système et de vous demander : « Que faut-il que je fasse dans cette situation ?« . En vous posant cette question, vous allez créer un processus qui va devoir être appliqué à la lettre durant le reste de votre vie !

Quelques exemples devront vous permettre de mieux saisir le concept :

• Que faut-il que je fasse lorsque je reçois un mail ?
  1. Ne regarder ses mails que 2 fois par jour, une fois à 11h et une fois à 15h.
  2. Si la réponse demande moins de 2 minutes à être écrite, je le fais.
  3. Si la réponse demande plus de 2 minutes, je crée une tâche dans mon planning pour y répondre.
• Que faut-il que je fasse lorsqu’une idée me vient en tête alors que ce n’est pas le moment d’y penser :
  1. Je note l’idée dans une liste prévue à cet effet.
  2. En fin de journée, je classe toutes les idées que j’ai eu.
• Que faut-il que je fasse lorsque je n’ai pas envie de travailler ?
  1. Je médite pendant 2 minutes pour essayer de me calmer et de penser à autre chose.
  2. Je commence à travailler.
  3. Si au bout de 5 minutes, je n’ai toujours pas envie de travailler, j’arrête et je planifie la tâche pour le lendemain.
  4. Si la motivation est de nouveau présente, je continue.

Voilà à quoi pourrait ressembler les processus de votre système d’organisation. Le but de raisonner ainsi est de réduire les décisions à prendre lors de votre journée et de ne plus avancer sans savoir ce que vous faites. Cela vous permettra de mieux planifier vos journées et de réduire votre stress 😉

La boite de réception de votre organisation personnelle

Un élément essentiel présent dans quasiment dans chaque méthode de productivité est le concept de boîte de réception.

Une boîte de réception est un endroit physique ou numérique, où il est possible d’y noter toutes les idées, les concepts, les tâches, les documents que vous avez au cours de votre journée.

En ayant ce type d’endroit, vous pourrez donc rester focalisé sur la tâche que vous êtes en train de réaliser, sans vous faire perturber par des pensées parasites. De plus, cela vous permettra de ne plus rien oublier : à chaque fois qu’une idée révolutionnaire vous viendra à l’esprit, vous la noterez dans votre boîte de réception. Je suis sûr que cela pourra vous amener de belles opportunités !

Pour qu’une boîte de réception soit efficace et fiable, vous devrez la vider chaque jour et classer toutes les informations que vous aurez notées à l’intérieur.

Prioriser les tâches

La majorité des gens passe leur temps à réaliser des tâches qui ne sont pas importantes. Ils pensent être productifs, mais sont en réalité en train de perdre leur temps à passer à l’action sans suivre une direction bien précise.

Vous devez apprendre à prioriser vos tâches pour uniquement effectuer celles qui vous font réellement avancer vers votre objectif principal. Appliquez la loi de Pareto : faites les 20% d’actions qui vous amènent 80% des résultats.

Vous ne devez plus vous concentrer sur l’urgence d’une tâche, mais plutôt sur son caractère d’importance. Familiarisez-vous avec la matrice d’Eisenhower pour plus de détails sur comment mieux gérer vos priorités 😉

Réaliser un suivi de votre système

Pour éviter d’abandonner votre organisation personnelle et votre système, vous devez à tout prix réaliser un suivi. Il peut être journalier, hebdomadaire, mensuel… Peu importe.

Vous devez planifier un moment pour prendre du recul et analyser les réussites, les défaites et les améliorations à faire dans le cadre de votre système d’organisation.

Peut-être qu’un de vos processus est mal défini. Peut-être que vous n’avez pas réussi à tenir vos objectifs de la semaine. Pourquoi ? Trouvez une réponse et agissez en conséquence.

En réalisant cela, vous continuerez à améliorer votre système et à le consolider.

Prendre des pauses

Cela peut paraître évident, mais nombreuses sont les personnes qui n’appliquent pas ce concept. Elles attendent le dernier moment pour se reposer, mais il est déjà trop tard. Leur énergie est donc dans le négatif et il est très difficile de tenir sur la durée en agissant de cette manière.

La manière dont vous prenez des pauses doit être définie dans un processus. Vous aurez donc un schéma simple à appliquer et votre envie de sauter une pause se fera moins ressentir.

Dans le même sens, vous devez vous imposer des limites. Elles permettent de rester réaliste sur vos capacités de travail et de ne pas trop en faire pour tenir sur la durée. Le plus important n’est pas la charge de travail que vous pouvez réaliser un jour, mais la régularité dans votre travail sur le long terme.

Récapitulatif et conclusion

Voici les informations importantes à retenir pour avoir une organisation personnelle au top :

• Votre système doit vous correspondre et vous servir pour un objectif précis.
• Un système d’organisation est avant tout basé sur des méthodes et non pas sur des outils.
• Votre système vous permet de déléguer les décisions importantes à prendre et à vous focaliser sur les actions.
• Définissez des processus précis pour chaque partie de votre système.
• Mettez en place une boîte de réception et apprenez à l’utiliser au quotidien.
• Priorisez vos tâches pour être sûr d’avancer dans la bonne direction.
• Réaliser un suivi de votre système pour ne pas le laisser à l’abandon.
• Prenez des pauses pour éviter de tout laisser tomber.

Je continuerai bien entendu à développer les points décrits dans cet article. Dites-moi dans les commentaires si vous connaissez un autre concept important qui vous permet de rester organiser au quotidien 😁

Et n’oubliez pas que votre temps est sacré, donc construisez votre système d’organisation pour réaliser vos rêves les plus fous !